A nem profitorientált szervezetek, amelyek általában intézményi, intézeti, különböző hivatali formákban tevékenykednek - alapvetően abban különböznek a vállalkozásoktól, hogy itt az elsődleges (stratégiai) cél nem a profitszerzés, a vagyon gyarapítása, hanem valamely társadalmi-környezeti igény közvetlen kielégítése (pl. törvénykezés, államigazgatás, helyi közigazgatás, oktatás, kultúra, művészet, tömegkommunikáció, egészségügy, stb.).

Amíg a vállalkozások döntő részének a tevékenysége az un. piaci szférára koncentrálódik, addig az intézmények, hivatalok a társadalom szinte minden területén megjelennek tevékenységükkel.

A rendszerváltozáskor az állam, a tanácsi működést a helyi választásokon alapuló önkormányzati formákkal való felváltásakor - a központi kiadásorientált keretfinanszírozás helyett, bizonyos fokú helyi önállóságot biztosító un. forrásgazdálkodást vezette be. Ez egy olyan többcsatornás finanszírozási rendszert jelent, amelynek csak az egyik csatornáját adja a feladatokra leosztott normatív állami támogatás, - a működés egyéb feltételeit más helyekről, pl. a saját bevételekből, a helyi adókból kell az önkormányzatoknak fedeznie.

Az önkormányzatok nagy részénél azonban közel tíz év elteltével sem sikerült kialakítani, egy jövőorientált, teljesítményarányos, költségtudatos és jól átlátható gazdálkodási rendszert. Ennek fő okai nem az önkormányzati gazdasági vezetők tevékenységéből, hanem az alábbi, objektív feltételrendszerből következnek:

• a csak részben önálló gazdálkodási lehetőségek,

• forrás oldalról a "többcsatornás" finanszírozási rendszer bizonytalanságai (az állami normatív finanszírozás és a helyi finanszírozási lehetőségek arányainak gyakori változása, a törvényi szabályozásnak megfelelően),

• az önkormányzatok egyedi többlépcsős hierarchikus szerkezete (választott testületi irányítás annak hivatali működtetése - a Polgármesteri Hivatal, illetve a hozzá tartozó részben vagy teljesen önállóan gazdálkodó intézmények hálózata, valamint a Kht-k, Kft-k, Rt-k),

• a települések intézményeinek és lakosságának érdekei, illetve ellenérdekei azok gyakori ütközése,

• és végül a Polgármesteri Hivatal és az Intézmények közötti információáramlás bonyolultsága, lassúsága, amely a költségfelhasználások (kiadások) követhetetlenségéhez és átláthatatlanságához, valamint az ezekből adódóan a vezetés megkésett vagy helytelen döntéseihez vezethet.

A felsorolt gazdálkodási problémák és anomáliák részbeni feloldására ajánljuk - az ipari és a kereskedelmi gyakorlatban már évtizedek óta sikeresen alkalmazott controlling metodikának (a maga több idődimenziós tervezési, folyamatos tényadat figyelési, előirányzat/tény eltéréselemzési, valamint vezetői információszolgáltatási funkcióival) az önkormányzati környezetben történő rendszerbe állítását és a modell számítástechnikával támogatott megoldását.

Az általunk ajánlott önkormányzati controlling rendszer elsődlegesen az önkormányzatok, illetve a Polgármesteri Hivatalaik és azok Intézményi rendszerének gazdálkodási tevékenységét (tervezés, információszolgáltatás, stb.) kívánja támogatni.

---

Feladatok

A bevezetési projekt keretében megfelelő szervező és fejlesztő munkával elő kell készíteni és meg kell alapozni az önkormányzatok gazdálkodását támogató speciális controlling rendszer bevezetését mind elméleti, mind pedig gyakorlati téren egyaránt. Ez egyrészt az egyedi rendszermodell kialakításával, másrészt egy standard szoftverrendszer adaptálásával, testre szabásával, bevezetésével valósul meg.

Alapvető követelmény, hogy az önkormányzati controlling egyrészt illeszkedjék az önkormányzat és intézményei hierarchikusan kiépített szervezeti rendszeréhez, a működési gazdálkodási és irányítási folyamataihoz, másrészt biztosítva legyen a belső informatikai alaprendszerekkel (pl. TATIGAZD), valamint a külső gazdasági környezettel (finanszírozási rendszerek, adatszolgáltatás, beszámoltatás a felügyeleti szervek felé, stb.) való megfelelő kapcsolat.

Egy ilyen rendszer a gyakorlatban csak a helyi körülmények ismeretében és figyelembevételével alakítható ki. Az önkormányzatok közös jellegzetességei (működési mechanizmusuk, gazdálkodási problémáik) alapján azonban az elkészített általános modellre a gyakorlati megvalósítás ráépíthető, majd az egyedi sajátosságainak megfelelően testre szabható.

A projektnek ki kell terjedni az önkormányzatok jelenlegi gazdálkodási szerkezetére (szervezetére), a költségvetés készítés helyi és a törvény által leszabályozott mechanizmusára, a Polgármesteri Hivatal és az Intézmények gazdálkodási tevékenységére, azok informatív kapcsolatára, valamint a controlling bevezetés lehetőségeire és feltételrendszerére.

 

---

Innováció

Az előző fejezetrészekből látható, hogy az önkormányzatok újszerű forrásgazdálkodási feladataihoz szükséges nagyobb döntési önállóság legtöbb intézménynél csak igen nehezen érvényesül, amely az ismert makrogazdasági okok mellett alapvetően, az önkormányzatok, illetve a Polgármesteri Hivatal egységes rendszerben történő tervezési, folyamatos előirányzat/tény eltéréselemzési és az ehhez szükséges információellátás hiányosságaira vezethető vissza. Sok önkormányzatnál főleg a Polgármesteri Hivatal és az Intézmények közötti információs kapcsolat minősége és sebessége hagy sok kívánnivalót maga után.

Az ajánlott önkormányzati controlling rendszer a tervezést támogató és az információszolgáltató moduljaival éppen a fenti problémák megoldásában kíván segítséget nyújtani.

Az önkormányzati controlling rendszer innovatív elemei a következők:

• A controlling rendszer több idődimenzióban való értelmezése, valamint a hosszabb időszakra szóló fejlesztéseket kezelő stratégiai controlling előtérbe helyezése. (A Jövőkép, a Jelen állapotjellemzők erősség-gyengeség elemeire és a Stratégiai tervezésre, korszerű metodikák - így a benchmarking, balanced scorecard (BSC), valamint a SWOT-analízis - kidolgozása.)

• Az önkormányzati controlling rendszer működtetéséhez szükséges folyamatorientált szervezetfejlesztési munkák elvégzése a korszerű, az SSADM filozófián alapuló informatikai támogatást is felhasználó (Oracle Designer), BPR-módszerrel.

• Az önkormányzati controllingnál, a jövő, cél és költségorientált szemléletmódot alkalmazó, a tervezést, a előirányzat/tény eltéréselemzést és a vezetői információszolgáltatást egységes rendszerként kezelő controlling metodika alkalmazása.

• Az önkormányzati rendszer alapvető újdonsága még, hogy az éves gazdálkodási feladatokat támogató számítógépes un. operatív controlling célszoftver tervezési rendszere három fő elemből (modulból) áll, így:
  - a teljesítménytervezésen alapuló költségvetés készítésből, valamint
  - a normatív finanszírozást figyelembe vevő teljesítménytervezésből, az előirányzat/tény figyelésből és
  - a likviditást (annak fedezetét) "figyelő" pénzügyi tervezésből.
  A előirányzat/tény elemzésnél folyamatos információgyűjtést kell a szoftvernek biztosítania a Polgármesteri Hivatal és az Intézmények között, hogy ha szükséges a vezetés még idejében be tudjon avatkozni, pl. a kiadási folyamatokba, - megakadályozva ezzel az egyes szakfeladatokra az intézmények részére biztosított keretösszegek túllépését.

• Az adott önkormányzati controlling célszoftver segítségével az információs folyamatok rendezetté, gyorssá válnak, biztosítva az önkormányzat gazdálkodásának követhetőségét, átláthatóságát.

---

Feltételek

A célok megvalósítása érdekében emberi (tudás) és eszközbeli (tervező, elemző szoftver eszközök és ezekhez kapcsolódó informatikai eszközök) erőforrások állnak a rendelkezésünkre.

A tudás vonatkozásában elkülöníthetjük a controlling szaktudást, az önkormányzati gazdálkodási és közigazgatási szakmai tudást és az informatikai megvalósításhoz szükséges szakismeretet, amelyet két fő részre bonthatunk:

• tervező és elemző eszközök ismerete

• fejlesztési eszközök ismerete

Az általános controlling szakismeretet és a feladatok koordinálását olyan kolléga biztosítja, aki mint szervezési tanácsadó az elmúlt 10 évben már több gyakorlati controlling adaptációban vett részt, valamint a controlling elméleti kutatásával, oktatásával és ehhez kapcsolódó publikációk készítésével is foglalkozik.

Az adott intézményre vonatkozó egyedi önkormányzati gazdálkodási és közigazgatási szakmai tudást a projektben részt vevő önkormányzat gyakorló közgazdászai és pénzügyi közigazgatási szakemberei biztosítják számunkra.

Az informatikai szaktudást, a tervezési és fejlesztési módszertan alkalmazását magasan kvalifikált informatikai szakemberek biztosítják a projektben, akik egyrészt az egyedi adat és funkciómodell kidolgozásában, másrészt pedig a prototípus elkészítésében vesznek részt. Tervezési, elemzési és fejlesztési vonatkozásban az ORACLE Designer és Developer magas szintű eszközismerete biztosított.

A szoftverrendszer működéséhez szükséges informatikai infrastruktúra több lépcsőben valósítható meg, és indításakor nem ró magas anyagi terheket az önkormányzatra.

---

A rendszer kialakításának főbb lépései

A feladatot összetett, komplex tevékenységként kezeljük, amely több, egymásra épülő munkafolyamatot tartalmaz. Ezek között különböző jellegű, de egymással szorosan összefüggő feladatok szerepelnek (felmérés, elemzés, modell alkotás, tervezés, szoftver fejlesztés, adaptálás, rendszerintegrálás, oktatás, beüzemelés).

A controllingot támogató szoftver kialakítása egy -- cégünknél már előzetesen kidolgozott -- "alapmodell" felhasználásával történik, amely kész építőelemekként használható, paraméterezhető komponenseket tartalmaz. Ezekből a helyi sajátosságokhoz és igényekhez illeszkedő szervezési és előkészítő munka eredménye szerint testre szabott rendszer alakítható ki.

Cégünk a controlling teljes rendszerének megtervezését és kidolgozását és a szükséges szoftver fejlesztési és adaptálási munkák elvégzését egyaránt vállalja, és komplett, kulcsrakész rendszer bevezetését célozza meg.

Előkészítő szervezési munka

A rendszer működési elveinek meghatározásához első lépésként megtörténik a controlling szemszögéből érdekes önkormányzati és intézményei gazdálkodási folyamatának feltérképezése, átvilágítása. A munkaszakaszban a következő fő kérdésekre kell választ kapni:

• Milyen a vizsgált önkormányzat és intézményeinek szervezeti felépítése, melyek azok az intézmények, ill. hierarchikus kapcsolatok, amelyek a controlling rendszer kialakítása miatt fontosak.

• Mit értünk az önkormányzatok és intézményeik (ide véve a Polgármesteri Hivatalt is) költséghelyein, ahol a bevételek és a kiadások felmerülnek, illetve amely egységekre a költségvetés készül. Ezek lehetnek az intézmények és a hozzárendelt szakfeladatok.

• Meg kell határozni, hogy a költséghelyek költségei milyen arányban fix és milyen arányban változó költségek, annak érdekében, hogyha a ténykihasználtság eltér a tervezett kihasználtságtól, akkor is meg lehessen, majd határozni az indokolt költséget.

• Másik fontos dologként meg kell határozni, hogy mi a "termék", mi a költségviselő, amelynek "elérése" érdekében a tervezés folyik. Vagyis minden "terméknek van funkciója és "előállítása" valamennyibe kerül. A "termék" meghatározása az önkormányzatoknál az intézmények és a szakfeladataik függvényében igen sokféle lehet (a település polgára, tanulók, szociális gondozottak, kórházi betegek, elintézett ügyirat, stb.).

• Meg kell határozni, milyen bevételek, finanszírozási források léteznek, milyen a bevétel tervezés metodikája (pl. intézményi szakfeladatok normatív tervezése).

• Vizsgálni kell, milyen összefüggéseket lehet találni a bevételek és a teljesített, illetve teljesíthető szolgáltatások között.

• Meg kell alkotni a szükséges beszámoló rendszert, vagyis azt a kimenő információ gyűjteményt, amelyeket az Önkormányzatok és intézményei különböző szintű vezetői rendszeresen látni szeretnének. Természetesen itt az egyes szintek beszámolóinak kialakításánál figyelemmel kell lenni a majd később részletesen bemutatásra kerülő illetékességi, hozzáférési szabályokra. A kimutatások pontos meghatározása a rendszer jósága szempontjából igen fontos kérdés, hisz csak olyan adattartalmú eredmények készíthetők, amelyek a rendszerben, mint adat léteznek.

• Össze kell állítani az alaprendszerekből kinyerhető adatokat. Természetesen a tervezés mélysége nem lehet nagyobb, mint amit majd tényadatként is a rendszer illetve az alrendszerek szolgáltatni lépessek. Látszik, hogy a konkrét rendszer kialakításánál fontos tényező, hogy milyen alrendszerek vannak, amelyek a tényadatokat szolgáltatják a controlling rendszer felé. Vizsgálni kell, hogy a tényadatok közül melyek azok, amelyek elektronikus formában is rendelkezésre állnak és melyek azok, amelyek csak papíron.

• Igen lényeges szempont annak elemzése, hogy a Polgármesteri Hivatal és az Intézmények között milyen folyamatos információs kapcsolat (áramlás) létezik.

• Szükséges vizsgálni, hogy a controlling rendszerből más rendszerek felé történő adatszolgáltatások milyen méretűek és mennyire jellemzőek. Melyek azok az adatok amelyeket elektronikus formában kell szolgáltatni, és melyek azok amelyeket elég csak papíron.

• A controlling rendszer egy felelősségre építő rendszer (azaz, arra alapoz, hogy minden költséghelyen van olyan személy, aki egyértelműen felelős az ottani költséggazdálkodásért). A rendszer tartalmazza az Önkormányzat és intézményei minden fontos adatát. Ennek alapján egyértelmű, hogy rendkívül lényeges pontosan meghatározni az illetékességi és adathozzáférési szinteket, és szabályokat.

A prototípus üzembe állítása, tesztek

Második lépcsőben a szervezési fázisban meghatározott és elfogadott koncepció, és megvalósítási elvek alapján a standard controlling szoftvernek az egyedi igényekre történő adaptációja valósul meg. A helyi sajátosságokra való átalakítás fejlesztői "műhelymunka", melynek eredménye a prototípus programok üzembe állítása.  

A programrendszer telepítése után elkezdődik a rendszer felhasználói tesztje, amellyel párhuzamosan végezzük a programok finomítását.

Az éles üzem előkészítése, bevezetés, oktatás

A harmadik lépcsőben kerül sor a programok éles beüzemelésére. Ezzel egy időben véglegesednek az adatkapcsolatok, kialakításra és paraméterezésre kerül a jogosultsági hierarchia. Az éles üzemvitel beindításával párhuzamosan megtörténik a felhasználók kiképzése, oktatása, átadásra kerülnek a kezelői dokumentációk. Erre a tevékenységre 2-3 hetet kell számítani. Az éles programverziók telepítésén kívül ebben a fázisban adjuk át az önkormányzat Controlling Szakmai Szabályzatát is, amely tartalmazza a működő controlling rendszer működtetésére vonatkozó ügyviteli szabályokat, a felelősök hatáskörét stb…