Cím:
1133 Budapest,
Kárpát u. 2/a. III/43.

Telefon:
(36-1) 450-2460

Fax:
(36-1) 450-2469

E-mail:
rdsystems@rdsystems.hu

A controlling a szervezetek belső irányítási rendszerének egyik kiemelt alrendszere, amely az irányítás (vezetés) feladatai közül alapvetően a tervezést, valamint a terv és tényadatok folyamatos összevetésével az eltérések vizsgálatát vállalja fel.

A feladatok koordinálását saját szervezettel és információs rendszerrel végzi, megfelelő döntéselőkészítési segédeszközt adva ezzel a vezetés számára, hogy minél dinamikusabban tudják követni a környezeti változásokat.

A controlling rendszer szemléletmódja, alapfilozófiája

A controlling szemléletmódjára jellemző:

• a Jövőorientáltság, ahol a jelenből kiindulva mindig a jövőt tervezi. A tényadatokat a tervadatokkal veti össze és nem az előző un. "bázisidőszakkal",

• a Célorientáltság a tervezés célrendszerét vagy hosszabb (3-5 év) időtávra tűzi ki, ez a stratégiai controlling, vagy azt lebontva egy gazdasági évre, amelyet az operatív controlling vállal fel,

• a Szűkkeresztmetszet orientáltság, ahol a controlling célok elsődlegesen a gazdasági, működési hatékonyságot gátló szűk keresztmetszetek feloldására irányulnak,

• a Költségcontrolling, ahol a controlling alapfilozófiája, hogy a költségek mindig adott célok érdekében és jól definiálható helyeken merülnek fel. Ez a szemlélet és tervezési mód elősegíti a költségek átláthatóságát és azok kezelését is.

A controlling funkciói

Controlling tervezés

A controlling tervezés időhorizontját tekintve két egymásra épülő, alá-, fölérendelési viszonyból áll, így: a stratégiai tervezésből és az azt éves szintre lebontott operatív tervezésből.

A stratégiai controlling részei

• a stratégiai tervezés,

• annak lebontásaként az Intézkedési és Taktikai tervek készítése.

A taktikai tervek képezik az éves operatív tervezések alapjait.
 

Az operatív tervezés áll

• a teljesítmény tervből, amely egyrészt az Éves értékesítési és termeléstervezést fogja át naturáliákban, másrészt ezek alapján éves árbevételi tervet készít forintban,

• a költségtervből, amelynek két alapvető formáját alkalmazza a controlling, így a klasszikus költségtervet költséghelyek és költségviselők bontásban, valamint folyamatköltség tervet, ahol - főleg nagysorozatú, egy termékes cégeknél - a folyamat képezi a "költséghelyet", a költségviselő pedig az adott termék,

• az eredménytervből, ahol a teljesítményterv árbevétele kerül összevetésre az önköltségadatokkal az ÁKFN struktúra modell alapján. Az eredmény több fedezeti lépcsőben is meghatározható,

• a pénzügyi tervből, amely a költségterv fedezetét ütemezi, likviditás fedezetet és mérleget is készíthet,

• végül a szimulációs tervből, itt a különböző tervvariánsok kerülnek kipróbálásra (ha kell, többszörös iterációval, pl. a célköltség tervezésnél).

Controlling terv-tény ellenőrzés, eltéréselemzés
 

A controlling módszer talán ezen második fő funkciója alapján kapta a nevét, ti. a "to control" angolul ellenőrizni, irányítani jelent. A funkción belül a tervadatok folyamatos összevetésre kerülnek a tényadatokkal a tervezés struktúrájának megfelelően. Az eltérések elemzése megfelelő döntéselőkészítést eredményez, majd ezt követheti a döntés, a rendszerbe való esetleges beavatkozás, valamint a felelősök számonkérése.
Kijelenthető, hogy a controlling rendszer nem működtethető eredményesen jól funkcionáló felelősség rendszer nélkül.
 

Controlling információszolgáltatás
 

Az információ kezelés vagy szolgáltatás három jól elkülöníthető résztevékenységből áll, így:

• az információ gyűjtéséből,

• a szűkebb értelembe vett információ kezelésből, információ felhasználásból,

• és az információ adásból.

A controlling szempontjából az információ adás formái a fontosak, amelyek lehetnek táblázatok, "on-line" interaktív képernyők, grafikonok, mutatószámok.

A controlling eszközrendszere

• A controlling rendszer működésének fő eszköze a Vezetői számvitel. A Vezetői számvitel a hagyományos Pénzügyi számvitelen alapul - csak céljában, szerkezetében, időbeliségében és szabályozottságában különbözik attól. A Pénzügyi számvitel alapvető célja a külső felügyeleti szervezetnek való megfelelés, amelyet a Számviteli törvény szigorúan szabályoz, a Vezetői számvitel elsődleges feladata a vezetés igényeinek kielégítése, szabályozottsága is lazább, mivel a szervezetek Controlling Szakmai Szabályzatai határozzák meg feladatait és lehetőségeit.

• A mai korszerű gyors és pontos adatszolgáltatással rendelkező controlling rendszerek nem nélkülözhetik az informatikai támogatást. A szoftver megfelelő paraméterezéssal és a specifikumokhoz illeszkedő "testreszabással" bármely szervezetnek - az előző "controlling logikával" - felépített controlling rendszereit támogatni tudja a mezőgazdaság, a kereskedelem, a szolgáltatás, az egészségügy és az államigazgatás területein.

• A jól felkészült controlling apparátus és controllerek elengedhetetlen feltételei a controlling rendszerek érdemi működtetésének. A controllerek nem csak a controlling funkciókat látják el, hanem az ő feladatukat képezi a controlling rendszer és szervezet állandó fejlesztése.

• A felsorolt szervezési módszerek végigvitele nem tartozik szorosan a controllerek feladatkörébe, de a hatékony controlling működését biztosító általános szervezettség igénylése, a megvalósításban való közreműködés már a controllernek is kötelessége.

Alapfeltételek

A szervezeteknél - vállalkozásoknál és intézményeknél - a controlling bevezetés és a későbbi működtetés feltétele, hogy

• a megfelelő ügyvitelszervezési, orgver munkával felállításra került controlling tevékenységi folyamathoz, olyan célszoftver legyen kialakítva vagy kifejlesztve, amely a kialakított folyamatot teljes egészében támogatja , un. "leköveti",

• valamint a hardver eszköz és a rendszerszoftver környezet biztosítsa a szoftver gyors, pontos és felhasználóbarát működését.

A bevezetés során felsővezetői vagy projektvezetési szinten biztosítani kell az orgver munkák, a szoftverfejlesztés és adaptáció, valamint hardvertelepítés összhangját.

A controlling rendszerek bevezetésének folyamata

• A folyamatmodell első lépése Döntés a controlling rendszer szervezeti bevezetéséről.

• Pozitív döntés esetén a bevezető Projekt felállítása a soron következő feladat.
  A projekt eredményes működésének alapfeltételei:
  - egyértelmű és folyamatos felsővezetői támogatás legyen,
  - jól felkészült szervező és szoftverfejlesztési tanácsadók álljanak rendelkezésre,
  - a bevezetés iránt elkötelezett szervezeti TEAM támogassa a munkát.

• A harmadik lépésben a Stratégiai controlling folyamata kerül megszervezésre, a menedzsment aktív közreműködésével.

• A következő lépés az Operatív controlling tervezési, terv/tény elemzési, valamint információs rendszerének megszervezése.

• A megszervezett (felállított) controlling folyamat ismeretében a célszoftver kiválasztása vagy kifejlesztése, majd a szoftver adaptálása és beüzemelése az adott szervezet hardver eszközeire.

• A controlling szervezet létrehozása.

• A Controlling Szakmai Szabályzatának, az SzMSz mellékleteként való kiadása, amely a controlling felelősségi rendszert is rögzíti.